Control de combustible: un aspecto clave en la gestión de flotas

Para las organizaciones que operan con activos móviles en el Perú, el control de combustible no representa solo un ítem en la columna de gastos, sino que es el indicador más sensible de la eficiencia operativa.

En nuestra trayectoria asesorando a empresas de diversos sectores, hemos identificado que el combustible puede representar entre un gran porcentaje de los costos totales de una flota. Por ello, abordamos esta gestión como una prioridad estratégica: un control riguroso permite no solo salvaguardar el flujo de caja, sino también detectar ineficiencias ocultas que, de otro modo, erosionarían la rentabilidad del negocio de manera silenciosa pero constante.

¿En qué consiste el control de combustible?

Entendemos el control de combustible en una empresa como un proceso integral de supervisión, registro y análisis del carburante utilizado por cada unidad de la flota. No se trata simplemente de recopilar facturas de las estaciones de servicio; consiste en cruzar información precisa entre el abastecimiento realizado, el kilometraje recorrido y el rendimiento esperado del motor.

Este proceso abarca desde la implementación de una directiva de control de combustible que norme el comportamiento de los conductores, hasta el uso de herramientas tecnológicas que monitorean en tiempo real cuánto combustible hay en el tanque y cómo se está consumiendo. En esencia, consiste en cerrar la brecha entre el gasto proyectado y el gasto real, eliminando desviaciones por malas prácticas, rutas ineficientes o extracciones no autorizadas.

La relevancia del control de combustible en una empresa

La importancia de establecer un control de consumo de combustible radica en la visibilidad financiera. Para un Gerente de Finanzas o un CEO, la falta de datos sobre el combustible genera una incertidumbre que impide realizar presupuestos precisos.

Una gestión profesional permite identificar patrones: ¿qué unidades consumen más de lo debido?, ¿qué rutas son las más costosas?, ¿qué conductores requieren capacitación en conducción eficiente?

Además, en el contexto peruano, donde los precios de los derivados del petróleo están sujetos a variaciones internacionales y factores locales, contar con un sistema de control de combustible robusto actúa como un escudo protector. Nos permite optimizar cada gota, asegurando que el capital invertido se traduzca efectivamente en kilómetros de productividad y no en desperdicio operativo o fraudes internos.

Factores que afectan el control de consumo de combustible para vehículos

Para lograr una gestión impecable, debemos comprender que el consumo no es estático; existen múltiples variables que analizamos para explicar las variaciones en el rendimiento:

• Hábitos de conducción: el ralentí excesivo (motor encendido con el vehículo detenido), las aceleraciones bruscas y el frenado agresivo incrementan el gasto innecesariamente.
• Estado mecánico: una deficiente gestión de mantenimiento de flota vehicular influye directamente. Filtros sucios, neumáticos con baja presión o motores mal sincronizados obligan al vehículo a realizar un mayor esfuerzo.
• Geografía y rutas: en un país con la diversidad del Perú, no podemos esperar el mismo rendimiento en la Costa que en las rutas de alta montaña en la Sierra. La altitud y las pendientes son factores determinantes.
• Carga transportada: el peso excedido no solo pone en riesgo la suspensión, sino que dispara el consumo de forma exponencial, especialmente en el control de combustible para camiones.

¿Cómo implementar un control de combustible en la empresa?

La transición de un control manual a uno profesional requiere una metodología clara que nosotros estructuramos en los siguientes pasos:

1. Definición de procesos: es vital abandonar los métodos obsoletos. Si bien el formato para control de combustible en papel fue útil, hoy es insuficiente. Debemos migrar a registros digitales que eviten la manipulación de datos.
2. Integración de hardware: la instalación de un sensor de control de combustible o la conexión directa al CAN Bus del vehículo permite obtener datos precisos de los niveles del tanque sin margen de error. En casos específicos, incluso se puede evaluar la instalación de una válvula de control de combustible para optimizar el flujo en sistemas de inyección.
3. Adopción de software: el uso de un software de control de combustible centraliza la información. Esto nos permite generar reportes comparativos automáticos que alertan sobre cualquier anomalía o «merma» sospechosa de inmediato.
4. Capacitación del personal: socializar un formato control de combustible en una empresa de manera digital ayuda a que los conductores entiendan que su desempeño está siendo medido bajo estándares de eficiencia y transparencia.

Beneficios clave del control de combustible

Implementar soluciones avanzadas de control de combustible para vehículos genera beneficios inmediatos que se reflejan en la salud operativa de la organización:

• Reducción de costos: el beneficio más directo es el ahorro económico, existe una reducción notable tras los primeros meses de gestión tecnológica.
• Detección de fraudes: un sistema de gestión de flota vehicular moderno detecta discrepancias entre los galones facturados y los que realmente ingresaron al tanque, eliminando el robo de combustible.
• Optimización logística: al integrar el control de kilometraje y combustible, podemos determinar qué rutas son más rentables y cuáles deben ser rediseñadas.
• Sostenibilidad ambiental: menor consumo de combustible equivale a una menor huella de carbono, alineando a la compañía con las tendencias de responsabilidad social corporativa.

Consejos para mejorar el control de combustible para flotas

Como expertos en movilidad corporativa, compartimos estas recomendaciones tácticas para elevar el estándar del control de combustible para flotas:

• Monitoreo del ralentí: establecer alertas en el software para control de combustible para notificar cuando un vehículo pase más de 5 minutos detenido con el motor encendido. Este hábito consume combustible sin generar avance.
• Mantenimiento preventivo: asegurarse de que el cambio de lubricantes y filtros se realice según el kilometraje recomendado. Un motor eficiente es un motor que ahorra.
• Tarjetas de combustible: eliminar el manejo de efectivo y reembolsos. Se recomienda usar sistemas de pago corporativos que se integren directamente con su plataforma de gestión.
• Analítica de datos: utilizar los indicadores para premiar a los conductores más eficientes. Esto fomenta una cultura de ahorro y cuidado de los activos dentro de la organización.
• Especialización en carga: para operaciones logísticas pesadas, el control de combustible para camiones debe incluir el análisis de la aerodinámica y el inflado de neumáticos de acuerdo a la carga transportada.

En MITTA Perú, entendemos que el combustible es la energía que mueve tu negocio, pero también puede ser el punto donde más recursos se pierden si no existe una gestión profesional. Nuestra solución integral combina experiencia, tecnología de telemetría y una visión financiera orientada a resultados.

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